経営幹部の方々が集まる会議や、部署ごとで実施される会議など、今まで通りのやり方では、いわゆる3密にあたってしまうため、やり方を変えようという動きがあります。いったんは、5月の連休明け前まではそのような対応になりそうですね。
ただ、中小企業の場合には、テレワークを進めることや、日替わりでローテーションをくんで出勤する体制を組むことが難しい職場も多くなります。また、現場に行って仕事をしなければ回らないようなものづくりの現場などもあります。遠隔操作でできるものであればまだいいのですが、手作業などで実施されるものもありますので、すべての人が出勤しなくてもいいという体制をとるとしたら、工場を休業するしかない、ということになりそうです。いろいろな知恵を絞ってやっていかなければいけないこともこれから出てくるでしょう。
新型コロナウイルス感染症の拡大によって、一人一人に要求されるのは、今まで以上に丁寧なコミュニケーションのスキル、すなわち、「伝える」「聴く」ための方法ではないかと思います。特に、同じ業務を担っているチームを意識したコミュニケーションのスキルが、今まで以上に高いものが求められるといえます。以下でポイントおさえておきます。
1．文書やメールを使うときはわかりやすく正しい言葉の使い方で
言葉だけでなく、文書やメールを用いたコミュニケーションも今まで以上に頻度が増えると思います。その場合に、それらを用いたときのコミュニケーションのスキルが必要になります。対面でコミュニケーションをとる場合とは異なり、口頭で言葉を用いて伝える以外に、表現の方法などに十分に気をつけなければならないなど、注意することが増えます。ですので、わかりやすく要点を伝えるためのコミュニケーションスキルが必要になります。論理的に筋道を立てて伝えることや、相手が理解しやすい言葉で伝えることなど、様々な観点で注意をすることが必要になるでしょう。相手が見逃さないことを考えて、言葉遣いにも十分に気をつけなければなりませんね。言葉として残りますからね。
2．言葉をはっきりと話す
電話やオンラインでは、言葉をはっきりと話そうとしなければ、言葉が誤って伝わる、あるいは、聴き取れないなどの問題が起こります。口を開けてはっきりと話をしなければ、語尾をききとれなかったり、明確に話す必要のある言葉が相手に正確に受け取ってもらえないなどの弊害が出てきてしまうでしょう。私は、実際に長時間話をする際には、よく早口言葉を言って口周りの筋肉をほぐしてから始めるようにしています。「赤巻紙、青巻紙、黄巻紙」「生麦、生米、生卵」などの早口言葉でやってみるといいかもしれません（マスクの下ならやっていてもわからないですから）。
3．相手に反応をはっきりと示す
電話では相手が見えないですから、明確にあいづちをうたなければ、相手が聴いていると判断してくれません。はっきりと言葉で返さなければ、伝える側は不安になります。「へーそうなんですね」「なるほど」「ふむふむ、そういうことですかー」など、あいづちを表す言葉は多くありますよね。パソコンの画面越しの場合には、あいづちで言葉を返すだけでなく、表情でも話を聴いているというサインを示さなければなりません。
険しい顔ではなく、相手に安心感を与えるような表情、笑顔で示してあげなければいけません。画面越しであれば、表情の変化は見ている全員に伝わります。特に不快感を示すような、目つきを悪くするなどの表情では、相手もコミュニケーションをとることに嫌な気持ちになるでしょう。ちょっとした変化が、画面上ではよくわかりますので、多人数でいるときはわからなくても、少人数であればはっきりわかります。気をつけましょう。
4．重要な言葉は繰り返す
早口で話をして、用件だけを伝えて終わらせようとする人がいます。ご自分の事情があるのかもしれませんが、早口で話をするだけでは相手に伝わりません。特に重要な言葉や、相手にとって覚えてほしいことに関しては、何度も繰り返すなどして、相手の記憶に留めるように工夫する必要があります。早さにも工夫します。ゆっくりと話して何度も繰り返して、相手の記憶に残るようにすることです。また、間違いやすいものについては、お互いに確認しながら繰り返していくことも大切です。対面以上に時間もかかります。時間をかけなくても、重要な言葉だけは伝わるように工夫をしましょう。
コロナでいろいろと変化していく今だからこそ
今までよく階層別の研修やコミュニケーションをテーマにした研修で繰り返し言われてきたことを、コミュニケーションのスタイルが様々にならざるをえない今だからこそ、実践する機会です。みなさんが上記のようなことを実践すれば、いざ、対面してコミュニケーションをする時間が増えてきたときには、お互いに気持ちよく会ってコミュニケーションがとれるようになるでしょう。対面の際でないとできないこと、たとえば、大きな紙に考えをお互いにまとめあうようなことはいったん置いておくとして、そうでないときには、一人一人が求められるコミュニケーションのスキルを改めて確認しておきましょう。
今まであまり意識せずにやっていたことを、少しずつ意識を高めてやっていくことで、仮に同じ空間で話をしていなかったとしても、相手にお互いの意思疎通が図れるでしょう。そして、チームにおいては、報連相の円滑な実施にもつながるようなものともいえます。報連相でお互いになにか漏れがないようにするためにも、4つのことを意識してみるといいと思います。直接同じ空間にいなくても、相手を見ながら相手の声を聴きながら、丁寧に相手とのコミュニケーションをとってみるように心がけてみてください。
また、コミュニケーションのとり方を変えていけば、職場の上司や部下などの関係の改善にも役立ちます。上司も部下も、お互いに働く幸せや面白さを実感できるような、離職者を防ぐための土台を、平時とは異なる状況に直面した時につくっていくといいでしょう。
社員一人一人の取り組みが大切ですね。誰かが音頭をとって、上記4つの項目の練習を職場でやってみると、職場の人間関係もよくなりますね。研修や会議などの前に、ぜひやってみてください。みんなで早口言葉の練習などやると面白いかもしれませんよ！
赤巻紙、青巻紙、黄巻紙！！
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